Egy mindennapos kérdés, amit minden cégvezető próbál megoldani nap mint nap. Néha ezt a problémát annyira hajszolják a vezetők, hogy a végén azt veszik észre, hogy éjjel-nappal folyamatosan ezzel a problémával vannak elfoglalva, miközben nem is ez lenne egy vezető feladata. De mégis milyen módszerekkel lehet produktívabb egy csapat? Létezik egyáltalán olyan cégfejlesztési eszköz, amivel produktívabbá lehet tenni egy csapatot? Megmutatjuk azt az eszközt, amit még a munkatársaid is használni akarnak majd!
Megnézted már valaha annak a szónak a jelentését, hogy produktív? Ha már erről írok, és Te erről olvasol, akkor érdemes lenne. Mind vezetőként, mind munkatársként érdekes lehet. Sajnos az emberek nagy része úgy gondolja, hogy már mindent tud, ezért nem tisztázza és érti meg azokat a szavakat, melyek nagyon fontosak lennének az életében. Pedig ezzel az egyszerű lépéssel könnyebbé és még jobbá tehetné az életét. Mivel ezt a cikket olvasod, biztosan nem ezek közé az emberek közé tartozol, de attól még megmutatnám, hogy mi is a produktivitás.
Produktív szó jelentése:
Eredményes, sikeres. A sikeres szó jelentése, pedig: Kívánt eredményű (személy, folyamat, változás, időszak, dolog), amely a célként megjelölt állapotot, helyzetet vagy hatást elérte.
A produkció szóból ered:
[produkció < francia: production (produkció, alkotás) < latin: productio (előadás, termék) < pro- (elő) + duco (vezet)]
Ezzel már le is lehetne zárni ezt a cikket, mert ebben minden benne van. A lényeg, hogy a produktív az valamilyen lezárt dolog, valamilyen elért eredmény. Tehát valami, aminek vége, úgymond le lett zárva.
MINDIG MEGÁLLÍTANAK A MUNKATÁRSAID?
„Főnök, csak gyorsan ezt nézd már meg. 1 perc.”
A legtöbb időt az szokta elvenni a cégvezetőktől, hogy egész nap problémákat oldanak meg, megállítják őket és olyan kérdéseket raknak fel nekik, melyekhez szinte semmi közük nincs. Most leginkább arra fogunk kitérni, amikor megállítanak. Feleslegesen.
Gondolj bele, ha mindenki odamegy egy feladat közben egy másik emberhez, aki ugyanúgy egy feladatban van benne, megállítja, és elveszi a figyelmét. Ez után nem 1 perc kell neki, hogy ténylegesen visszatérjen a saját munkájához, pedig ő csak egy kérdést akart feltenni. Annyira ártalmatlannak tűnik, de ezzel naponta több óra is kárba tud veszni, akár csak egy 5 fős csapatnál is. Ha több mint harmincan vagytok a cégben, 1-2 ember munkaideje teljesen elmegy a semmire. Kifizeted a semmit nekik, ráadásul jó drágán. Kicsit fájdalmas. Most megmutatjuk, hogyan tudod ezeket a felesleges plusz kommunikációkat megszüntetni úgy, hogy a munkatársaid is eszerint tudjanak dolgozni!
HOGYAN KEZELD A BEÉRKEZŐ KOMMUNIKÁCIÓKAT?
Első és legfontosabb irányelv ezzel kapcsolatban: EGYSZERRE EGY DOLOGGAL FOGLALKOZZ.
Igen, sok mindent hallottunk már, például: a nők többfelé tudnak figyelni, mint a férfiak, és még sorolhatnánk. Viszont ezek a mondások sosem emelik ki, hogy mi a hatékony módszer. Lehet, hogy valaki tud 20 irányba is figyelni, de biztosítani tudlak, hogy a 20 dolog közül egyik sem lesz igazán jó. Ha viszont valaki egyszerre csak egy dologra figyel, akkor tud a leghatékonyabb és legproduktívabb lenni.
A beérkező kommunikációkat úgy szoktuk kezelni, hogy addig nem fogadunk egy másodikat, amíg az eredetit, amivel most foglalkozunk, el nem juttattuk egy LEZÁRT – és nagyon fontos ez a szó – pontra. A produktív meghatározása az, hogy lezárt, véghezvitt eredményekből áll valami. Hogyan lehetnél produktív, ha minden feladatot félbehagysz amiatt, hogy egy másikba belekezdj?
Lehet kivételt tenni, ha több nap lenne lezárni valamit. Viszont ilyenkor is el kell egy olyan pontig jutni, hogy legalább egy részfeladat le legyen zárva. Különben nem lesztek soha hatékonyak és produktívak. Örökre időhiányban és zűrzavarban fog ragadni a cég.
Tehát, egyszerre egy dologgal foglalkozol. Lezárod, majd utána foglalkozol más dolgokkal. Ha mindenki így dolgozna, lehet, hogy 2x ennyi munkát is el lehetne végezni, mint most.
PÉLDA
Sanyi, aki adminisztrációval foglalkozik, egész nap embereket hív fel, és időpontot egyeztet velük. A felettese közvetlenül Te vagy cégvezetőként. Amikor kérdése van, akkor odamegy hozzád. Tételezzük fel, hogy egy több 10 milliós ajánlatot kell elkészíteni, amit nem szerettél volna az értékesítőkre bízni, hanem Te szeretted volna elvégezni. Készíted az árajánlatot, majd egyszer csak Sanyi odajön, és elkezdi megkérdezni, hogy Lacikát melyik időpontra tegye be, és Évivel mi legyen. Nyilván Te jófej akarsz lenni, elkezded megválaszolni neki a kérdést, ami teljesen belezavar az ajánlat készítésébe. 1-2 percet beszéltek, majd folytatnád. Hoppá, volt egy gondolat, amit le kellett volna írni, és elfelejtetted. Az a szemét Sanyi, hogy idejött! Hihetetlen, nem?
Ez a helytelen kezelése lett volna a kommunikációnak. Ráadásul nem is Sanyi a hibás. Te kezdtél el válaszolni neki, nem? Te nem zártad le a feladatot. Szóval még csak hibáztatni sem lehet Sanyit.
De mi lett volna a helyes?
Odajön Sanyi, és tényleg pofátlanul elkezdi kérdezni a dolgait. Te pedig csak annyit mondasz: „Figyelj Sanyi, tudom, hogy nagyon fontos, amit mondasz. Kérlek, várj fél percet. Lezárom ezt a gondolatot, és figyelek rád.”
Ennyi lett volna. Nem nagy varázslat, igaz? Neked nem lesz semmilyen stresszed, hogy nehogy elfelejts valamit, több időd lesz emiatt, és most jön a legjobb rész.
HOGYAN HASZNÁLJÁK EZT A MUNKATÁRSAID?
Ahogy ezelőtt láttad a példában, Sanyinak várnia kellett. Ez nem fog neki tetszeni, mert senki nem szeret várni, de ez jó. Pont ezért lesz könnyű dolgod.
Egyszerűen egy meetingen mondd el a munkatársaidnak, hogy ha szeretnének tőled valamit, vagy egyáltalán egymástól valamit, és ahhoz a másikat meg kell állítaniuk, akkor előtte szóljanak a másiknak. Így a másik személy úgy tudja intézni, hogy neki jó legyen. Le tudja zárni a dolgot, mielőtt jönne a másik ember.
Így ők nem fognak várni, Te pedig le tudsz zárni mindent. Hidd el, ezt nagyon hamar szeretni fogják a munkatársaid, és hamar elkezdik alkalmazni, hiszen nem akarnak majd semmire sem várni.
Ennyi lett volna a produktivitásról szóló cikkünk.
Idén novemberben 11-12-én fogjuk megtartani az Időhatékony Munkavégzés című kétnapos Cégvezetői Akadémia-t, ahol ezt a témát és még sok más, de hasonló jellegű, hatékonysággal kapcsolatos cégvezetői eszközöt fogunk bemutatni.
Kérj árajánlatot a weboldalunkon itt: https://www.dma.hu/cegvezetoi-akademia
Szeretnél lépést tenni egy stabilabb cég felé? Akkor lépj szintet vállalkozásoddal, és vegyél részt rajta!